Bir ofisin taşınması yalnızca eşyaların bir noktadan diğerine ulaştırılması değildir. Çalışanlarınız, müşterileriniz ve iş ortaklarınız bu süreçten en az şekilde etkilenmelidir. Aksi takdirde mesai kaybı, kaybolan dosyalar veya hizmet aksaklığı gibi sorunlar yaşanabilir.
Planlamayı 6 Hafta Önceden Başlatın
Küçük bir ofis için bile en az 6 haftalık bir planlama dönemi öneririz. Bu süre içinde şu adımlar tamamlanmalıdır:
- Yeni ofisin krokisini çıkarmak ve oturma düzeni planlamak
- IT altyapısının (sunucu, ağ, telefon, internet) hazırlanması
- Çalışanlara taşınma takvimi ve görev paylaşımı
- Eski ofisin kira sözleşmesinin gözden geçirilmesi
Hafta Sonu veya Mesai Dışı Taşıma Tercih Edin
Cuma akşamı 18:00’de paketlenmeye başlanan bir ofis; pazar akşamı 20:00’de yerleşmiş durumda olabilir. Pazartesi sabah çalışanlarınız yeni adreste hiçbir aksaklık yaşamadan işe başlar.
IT Ekipmanları İçin Özel Protokol
Sunucular, bilgisayarlar, yazıcılar ve ağ ekipmanları için ayrı bir taşıma protokolü uygulanır:
- Yedekleme: Tüm sunucu ve önemli iş istasyonlarının yedeği taşımadan önce alınır.
- Etiketleme: Her kablonun ve cihazın hangi masaya/odaya ait olduğu etiketlenir.
- Anti-Statik Paketleme: Hassas elektronik ekipmanlar için özel ambalaj kullanılır.
- Sıcaklık Kontrolü: Aşırı sıcak ve soğuktan korunarak taşınır.
- Kurulum: Yeni adresinizde IT ekibinizin gözetiminde kurulum yapılır.
Dosya ve Arşivleri Kategorize Edin
Ofislerde en zorlu süreç kâğıt arşivlerin taşınmasıdır. Şu yaklaşımı öneriyoruz:
- Aktif Dosyalar: Her gün kullanılan, çalışanların masasında bulunan dosyalar. Renkli koli ile işaretlenir ve hızla taşınır.
- Pasif Arşivler: 1-3 yıllık eski dosyalar. Tarih sırasına göre kolilenir ve yeni arşiv odasına yerleştirilir.
- Hukuki Arşivler: 10 yıldan eski dosyalar. Mevzuat gereği saklanması gerekenler özel kilitli kasalarda taşınır.
Mobilya ve Demonte-Montaj
Modüler ofis mobilyaları (workstation, ayırıcı paneller, dosya dolapları) demonte edilerek taşınır. Yeni adreste montaj ekibimiz tarafından kurulur ve hizalanır. Bu süreç ortalama 1-2 gün sürebilir.
Müşterilerinize Önceden Haber Verin
Taşınma tarihinden en az 2 hafta önce müşterilerinize ve iş ortaklarınıza şu bilgileri içeren bir e-posta veya duyuru gönderin:
- Yeni ofis adresi ve harita linki
- Yeni telefon ve faks numaraları (varsa)
- Taşınma süresince hizmet aksaması olup olmayacağı
- Acil durum iletişim kanalları
Personeliniz İçin Bir Yerleşme Rehberi Hazırlayın
Çalışanlarınızın yeni ofise alışması için bir tek sayfalık yerleşme rehberi hazırlayın:
- Yeni ofise toplu taşıma ve otopark bilgisi
- Yemek yerleri ve mola alanları
- Yangın çıkışları ve toplanma noktaları
- Yeni iletişim listeleri (kimin masası nerede)
Eski Ofisteki Yükümlülükleri Unutmayın
Eski ofisi teslim ederken şu kontroller mutlaka yapılmalıdır:
- Tüm anahtarların ve giriş kartlarının iade edilmesi
- Sayaç okumalarının yapılması ve son fatura ödemelerinin tamamlanması
- Mülk sahibinin kabul tutanağının imzalanması
- Depozito iadesinin takip edilmesi
Profesyonel Destek Şart
Ofis taşıma; uzmanlık gerektiren bir süreçtir. Aksoy Nakliyat olarak; 20 yılı aşkın deneyimimizle küçük ofislerden büyük kurumsal taşımalara kadar her ölçekte hizmet sunuyoruz. Detaylı bilgi için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
